Что такое электронный архив? Плюсы электронного хранения документации

Электронным архивом называется система, предназначенная для хранения документов в электронной форме. Данное определение появилось сравнительно недавно, а сам принцип электронного архивирования – это современная, быстрая и надежная технология хранения в удобном и доступном для пользователя виде.

К задачам электронного хранилища относится:

• обеспечивает сохранность данных от утери и повреждений;
• оперативный поиск нужной информации;
• предоставление коллективного доступа к управлению;
• защита от взлома;
• надежное хранение информации в течение длительного времени;
• дополнительное пространство в офисе от ненужных бумаг.

Во многих организациях по-прежнему практикуется применение бумажных носителей для документов и хранений оных в складских помещениях, занимающих иногда приличные территории. Плюс ко всему у бумаги имеется такая особенность, как утрачивать свои свойства, а чернила со временем попросту исчезают. 

Плюсы электронного архива:

• Удобство хранения. Одно из ключевых преимуществ хранения данных в электронном архиве – удобство и простота доступа к нужному документу в любой момент времени. Помимо этого, доступ к информации можно организовать для каждого сотрудника компании.
• Оперативность. Вторым достоинством является скорость поиска нужной информации, что помогает решать вопросы оптимизации документооборота и позволяет кратно уменьшить временные затраты на поиск необходимых данных.
• Безопасность. Любая серьезная организация заинтересована в защите своих документов от доступа третьих лиц. И если бумажный формат часто не в состоянии решить эту задачу, то электронный архив легко сделает это. Ограниченный доступ, протоколирование работы пользователей и автоматическое создание резервных копий совокупно  обеспечат надежную сохранность Ваших данных!
• Сохранность. Больше не надо беспокоиться, что нерадивый сотрудник по собственной халатности потеряет при транзите такие важные документы. Электронная архивация с функцией резервного копирования в надежности сохраняет рабочую информацию от непредвиденных ситуаций.
• Систематизация. Электронное хранилище позволяет пользователю структурировать нужные данные, как ему удобно. Сортировка данных возможна по типу документов, регламенту сроков хранения и по любым другим параметрам.
• Адаптивность. Введение регламентации и создание единых стандартов систематизации документов позволяет каждой организации создать единую базу данных.

Если вы планируете перевести документацию в электронную форму и получить все преимущества цифрового оборота, обратитесь к специалистам нашей компании и мы поможем вам наладить систему на самом высоком уровне.